Nie wyrabiasz się na co dzień i szukasz patentów na to, jak rozciągnąć dobę do 26h? Masz problemy z dostarczaniem zadań w terminie, nie pamiętasz o nich lub umykają Ci w chaosie zabieganego dnia? Nie masz czasu na rozwój, kreatywność czy myślenie o przyszłości? Pod koniec tygodnia marzysz tylko o tym, by wreszcie się wyspać i nie masz siły na życie po pracy?
Jeśli tak, prawdopodobnie przydałaby Ci się ingerencja w obszarze produktywności.
Co ważne, nie chodzi o popkulturowo rozumianą produktywność. Produktywność często bywa demonizowana, jako sztuka wciskania jak największej ilości zadań w jak najkrótszym czasie. Wielu ekspertów obawia się szkoleń czy coachingu produktywności, które często zastępują realną rozmowę nad ilością pracy. Dlatego nowoczesne podejście do produktywności mówi o priorytetyzacji, odmawianiu i produktywności w rytmie slow. Jak zacząć stosować prawdziwe podejście do produktywności na co dzień?
Zabójcy produktywności
Nasz mózg wyewoluował przez miliardy lat, by pomóc nam w orientowaniu się w dzikim życiu na sawannie, nie w zabieganym dniu pracy zdalnej w dużym mieście. Mózg sam z siebie priorytetyzuje to co nowe i pilne (a nie to, co istotne), ma tendencję do odkładania na później, trwoni zasoby na nieistotne zadania i ciężko radzi sobie z przetwarzaniem wielu danych jednocześnie. Stąd mnogość bodźców (powiadomienia, chaty firmowe, nieustające sprawdzanie maila), brak planu działania, multitasking i iluzja nieustającej dostępności wprowadzają nas na manowce. Musimy pomóc mózgowi w dobrych wyborach przez jasne priorytety, asertywność, odpowiednie tempo i zdrowe nawyki produktywności.
Mniej znaczy więcej – czyli rola jasnych priorytetów
Nowoczesne podejście skupia się na produktywności jako sztuce odmawiania i wybierania tego co jest najistotniejsze. Jak choćby w książce Esencjalista Georga McKeowna, który jasno pisze o tym że produktywność jest zarządzaniem kosztami alternatywnymi i wybieraniem naj najlepszej możliwej ścieżki. Jak dojść do tego, co najistotniejsze? Wypisując listę zadań na kolejny dzień i przy każdej pozycji zastanawiając się nad ich wagą. Które zadanie da nam najwięcej „zysku” z zainwestowanego czasu? Które byłoby na górze listy, gdybyśmy wybierali się właśnie na długie wakacje i mieli tylko 24h na zamknięcie najważniejszych tematów? Korzystając z cyfr, określamy wagę zadania w 10 stopniowej skali. Wszystko, co jest poniżej 9, nie jest istotne.
Na straży priorytetów – czyli sztuka mówienia nie.
Kiedy już mamy nasze priorytety, musimy stać na ich straży. Na tym kroku źle kończy większość amatorów produktywności – gdy okazuje się, że koszt priorytetu to nie robienie czegoś innego! By być produktywni, musimy być edytorami swojego życia i zgodnie z zasadą Warrena Buffeta wybrać top 20% najważniejszych zadań i regularnie odmawiać całej reszcie. Jeśli skupimy swoją energię na najważniejszym, szybciej zobaczymy rezultaty, będziemy mniej multitaskować i zakończymy dzień z większą satysfakcją. Nikt jeszcze nie dostał awansu za sprawdzanie poczty elektronicznej – a często to jest najważniejszym krokiem w ciągu dnia.
Jak odmawiać zadaniom, kolegom i przełożonemu z gracją? Warto wykorzytsać zasady asertywnej komunikacji i porozumienia bez przemocy (więcej o tym przeczytasz tu)
Zwolnij by przyspieszyć – czyli produktywność w rytmie slow
Badania wskazują jasno, że mózg jest najbardziej kreatywny, analityczny i podejmuje najlepsze decyzje, gdy ma na to czas. Regularne przerwy wzmacniają naszą zdolność do przetwarzania informacji – warto zainwestować chwilę w przerwę na kawę, rozciągnięcie zastanego kręgosłupa, nawodnienie się czy energiczny 10-minutowy spacer. Stwórzmy sobie przestrzeń do Pracy Głębokiej, w której mózg może w pełni skupić się bez przetwarzania 100 bodźców naraz. Dajmy sobie i naszym współpracownikom przestrzeń na asynchroniczną komunikację – nie wymagajmy natychmiastowej odpowiedzi i bycia ciągle dostępnymi. Nie pakujmy kalendarza w 100% spotkaniami – zaplanujmy w nim również czas na lunch, pracę własną i myślenie strategiczne. Te zmiany sprawią, że trudne, duże i ważne zadania pójdą nam zdecydowanie szybciej.
Pielęgnuj dobre nawyki
Eksperci od produktywności zgadzają się, że nie nasze intencje, lecz to, co robimy każdego dnia, ma największy wpływ na naszą skuteczność. Dlatego skorzystajmy z 10 sprawdzonych technik produktywności:
- Plan tygodnia i listę zadań pod ręką – może to być system Getting Things Done, Bullet Journal lub dowolny inny system produktywności – ważne by nie trzymać zadań w pamięci. Jeśli przypomni nam się zadanie, natychmiast zanotujmy je, by odciążyć mózg i pamięć podręczną.
- Praca w rytmie Pomodoro – 25 minut w koncentracji przerywajmy 5-minutową przerwą a po 4 cyklach (2h) dajmy sobie 15 minut na głębszy relaks
- Jedna rzecz na raz – skupmy się na jednym: jeśli jesteśmy na spotkaniu, bądźmy na nim na 100% lub odmówmy zaproszenia. Jeśli koncentrujemy się na pracy, nie sprawdzajmy maila etc.
- Bez powiadomień i mail tylko w określonych momentach dnia – nie wpadajmy w pułapkę dostępności i FOMO. Jeśli sprawa jest pilna, współpracownik sięgnie po telefon.
- Bez perfekcjonizmu – nie dopieszczajmy każdego zadania na 100%, ograniczmy poprawki, edycje i upewnianie się, że nie ma błędów
- Zasada 2 minut – jeśli otrzymujemy zadanie i jego wykonanie zajmie tylko 2 minuty, zróbmy to od razu.
- Zaplanowany czas w skupieniu – tworząc plan tygodnia zostawmy przestrzeń na myślenie i pracę własną
- Redukcja maili i spotkań – pisząc maila myślmy – czy wszyscy muszą być na kopii? Podobnie na spotkaniach – czy każda zaproszona osoba dodaje wartości? Jeśli sami jesteśmy odbiorcą niepotrzebnego maila lub spotkania, nie bójmy się odmówić.
- Nawodnienie i odżywianie – regularnie pijmy wodę, nie zapominajmy o śniadaniu i nie nadużywajmy kofeiny dla optymalnej pracy mózgu
- Mówienie nie – to niedoceniany strażnik produktywności i klucz do efektywnego planu dnia
Jeśli te wskazówki brzmią jak wyzwanie, warto sięgnąć po pomoc coacha produktywności. Ekspert Growth Advisors popracuje z nami nad naszymi nawykami, zidentyfikuje i pomoże rozbroić osobiste blokady, oraz będzie dobrym strażnikiem zmian. Zapraszamy do kontaktu.
*LinkedIn Global Talent Trends 2022 https://business.linkedin.com/talent-solutions/global-talent-trends?trk=bl-po&veh=Global-talent-trends-2022-launch-post#
** Randstad Retention Through Coaching 2022
***PricewaterhouseCoopers dla International Coach Federation, ICF Global Coaching Client Study Executive Summary, 2008
**** PricewaterhouseCoopers dla International Coach Federation, ICF Global Coaching Client Study Executive Summary, 2009