Budowanie porozumienia – rola dobrej komunikacji w zespole

Komunikacja to klucz do zespołowej efektywności, szczególnie w dzisiejszych czasach, gdy 80% czasu pracy spędza się współpracując z innymi. Komunikacja potrafi wesprzeć lub utrudnić realizację celu (choćby dzięki łatwości przepływu informacji), generuje lub rozwiązuje problemy, motywuje lub demotywuje do działania.

Gdy komunikujesz się z innymi dobrze to:

• Masz mocniejsze relacje – dzięki czemu łatwiej Ci idzie w zespołowych projektach i  możesz bardziej liczyć na pomoc współpracowników.
• Szybciej rozwiązujesz problemy – dzięki czemu Twoje projekty łatwiej posuwają się do przodu a ty szybciej identyfikujesz przeszkody i znajdujesz rozwiązania. Komunikując się dobrze i dając regularny feedback, lepiej monitorujesz postępy i szybciej dostosowujesz plany do sytuacji. 
• Masz mniej konfliktów ze współpracownikami – niekiedy ciężko ich uniknąć, ale komunikując się dobrze zapobiegasz części z nich a pozostałe skracasz i minimalizujesz ich wpływ na Twoją pracę.
• Praca z Tobą jest bardziej motywująca – otwarta i szczera komunikacja zapewnia Ci zaufanie zespołu i pracę w lepszej atmosferze. 

Jak widać, dobrze komunikujący się pracownik jest na wagę złota. Gdy w zespole jest takich osób zbyt mało, ciężko o innowację i dobre wyniki. Jak wygląda praca, gdy nie komunikujemy się najlepiej?

Gdy nie komunikujemy się dobrze – praca w środowisku konfliktowym

Badacze z Instytutu Myers Briggs* oceniają, że na konflikty tracimy średnio 4h tygodniowo. Liczba konfliktów w pracy rośnie – w badaniu z 2022 roku ponad ⅓ badanych znajduje się w konfliktach często lub nieustająco (vs. ¼ w 2008 roku). Jako główne źródło konfliktów pracownicy, niezależnie od wieku, stażu, płci czy formy zatrudnienia (z biura, hybryda, online) wskazują brak jasnej, transparentnej komunikacji. Gdy komunikacja w zespole zawodzi to:

• Zespół jest mniej wydajny – jego członkowie spędzają czas i energię na konflikcie, zamiast na posuwaniu zadań do przodu.
• Spada morale – co pociąga za sobą spadek motywacji i zaangażowania w pracę, a w konsekwencji większą rotację w zespole i więcej zwolnień chorobowych. Praca w środowisku konfliktowym jest jednym z czynników wypalenia zawodowego.
• Informacja przestaje przepływać – zespoły w konflikcie nie dzielą się ważnymi faktami i unikają rozmów między sobą – przez co w projektach pojawia się więcej błędów.  W konfliktowej rzeczywistości zespołowej ciężko o współpracę w grupie a relacje są pełne napięć i nieporozumień, przez co tracimy efekt synergii. 
• Pojawiają się dodatkowe koszty – konflikty generują koszty nie tylko wynikające z błędów, rotacji i zwolnień. Rozwiązywanie konfliktów kosztuje czas i często wymaga zaangażowania profesjonalistów, którym trzeba zapłacić.

Jak widać konsekwencje konfliktów są poważne. Najlepiej byłoby zatem zupełnie ich unikać, jednak czy jest to możliwe?

Skąd się biorą konflikty w pracy?

Konflikty mogą mieć wiele źródeł, niekoniecznie związanych ze złą wolą stron. Niekiedy winne są różnice w interesach, przez źle zdefiniowane role lub cele w projekcie. Innym razem za starcia odpowiadają różnice w poglądach, wartościach lub osobowości i stylu pracy – stąd warto znać swój i cudzy styl osobowości (np. w modelu DISC), by lepiej się dogadywać z innymi. Czasem za konflikty odpowiada rosnąca presja (brak czasu, zmiany, rosnące wymagania w projekcie), która uruchamia w zespole mechanizmy związane z przetrwaniem, takie jak walka, ucieczka czy zamrożenie. Gdy komunikacja zawodzi nas dłużej lub relacja jest bardzo świeża, barierą może być też brak zaufania – wówczas warto wrócić do podstaw i codzienną, dobrze dobraną komunikacją i uważnością budować poczucie bezpieczeństwa. 

Choć to bywa trudne, różnice zdań i konflikty są naturalnym elementem interakcji między ludźmi. Ważne jest, by je skutecznie rozwiązywać, zamiast ignorować lub unikać. 

Jak radzić sobie w konflikcie – metoda NVC

Jedną z najlepiej przebadanych i popularnym metod rozwiązywania konfliktów jest metoda NVC (Nonviolent Communication).  To podejście do komunikacji interpersonalnej opiera się na szacunku dla siebie nawzajem i poszukiwaniu rozwiązań, które uwzględniają potrzeby obu stron konfliktu – dzięki czemu, z bezstronnej pozycji, masz większą szansę na szybkie zakończenie konfliktów. Rozwiązywanie konfliktów przy pomocy NVC opiera się na metodzie 4 kroków:

1. Zanotuj fakty – O co rozchodzi się konflikt? Jakie są stanowiska obu stron? Jakie dane warto uwzględnić? W pierwszym kroku, obiektywnie jak bezstronni obserwatorzy, wykładasz na stół wszystkie dane. Na tym etapie nie dorzucasz swoich opinii, liczą się obiektywne obserwacje i konkretne wnioski. Faktami dzielą się obie strony. Gdy pula faktów jest kompletna, przechodzisz do drugiego kroku:
2. Nazwij emocje – podziel się swoimi emocjami: nazwanie wprost uczuć pomaga drugiej stronie lepiej zrozumieć Twoje stanowisko. Daj też drugiej stronie przestrzeń, by mogła się podzielić swoimi. Staraj się wysłuchać jej z empatią i uważnie. Ten krok pomaga nazwać i ujawnić emocje, które inaczej buzowały by pod powierzchnią. Gdy to się uda, przechodzisz do trzeciego kroku.
3. Odkryj potrzeby – nazwij interesy, które stoją za każdym stanowiskiem: Twoim i drugiej strony. Nie rozmawiajcie o rozwiązaniach, zanim nie odkryjecie celów i interesów – może się okazać, że nie są wcale tak odmienne. Na tym etapie ważne jest by doceniać, a nie krytykować potrzeby – one są źródłem emocji i mogą blokować w odnajdywaniu rozwiązań. Nienazwane i niezaspokojone potrzeby będą wracać ze zdwojoną siłą – stąd skup się na wydobyciu ich na światło dzienne, zanim przejdziesz do kroku czwartego:
4. Wyraź prośbę – na tym etapie przechodzisz do rozwiązań, właśnie w formie prośby. Prosząc drugą stronę mówisz o swoich potrzebach, emocjach i faktach. Daj drugiej stronie szansę na własne prośby i nie traktuj odmowy jako końca dyskusji – ona jest szansą na zmianę perspektywy i wypracowanie nowych rozwiązań. Skup się na szukaniu propozycji, które uwzględniają potrzeby obu stron i sprawiają, że obie czują się zadowolone i zaspokojone. 

Pamiętaj, że metoda NVC wymaga praktyki i cierpliwości. Ważne jest, aby słuchać uważnie, oddzielać fakty od emocji i potrzeb oraz szukać rozwiązań, które uwzględniają potrzeby obu stron.

Jak się tego nauczyć? Od profesjonalistów!

Jeśli powyższe kroki brzmią jak czarna magia, lub niekoniecznie pasują do wyzwania, zapraszamy na spotkanie z coachem biznesowym. Coach specjalizujący się w komunikacji NVC rozjaśni wątpliwości, pomoże w diagnozie sytuacji i stworzy z Tobą plan działania, który pomoże uniknąć pułapki zespołowych konfliktów. 

* https://www.themyersbriggs.com/en-US/Programs/Conflict-at-Work-Research